业主委员会培训资料：如何召开业委会会议、补选委员？

业委会资讯 2023-09-11

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目录

第一部分 如何召开业主委员会会议、补选委员

一、如何召开业主委员会会议

【基本常识】

（一）业主委员会职责

（二）业主委员会主任、副主任职责

（三）业主委员会委员职责

（四）业主委员会委员资格终止

（五）业主委员会会议类型

【实务操作】

（一）准备阶段

（二）议事阶段

（三）公示阶段

【重点关注】

（一）业主委员会的性质

（二）召开会议的法定人数要求

（三）委员委托代理人参会的情形

（四）指定召集会议的情形

（五）会议议定事项的限制性规定

二、如何补选业主委员会委员

【基本常识】

（一）需要补足委员的情形

（二）有候补委员时直接替补

（三）无候补委员或候补委员不足时应补选

【实务操作】

（一）准备阶段

（二）补选阶段

【重点关注】

（一）设置候补委员的意义

（二）委员低于法定人数时的处理

（三）业主委员会逾期不补选委员的应对措施

第二部分 如何召开业主大会会议

【基本常识】

一、业主大会会议形式

二、业主大会会议类型

三、业主大会会议的法定人数要求

四、业主大会会议议定事项

五、业主大会会议表决通过的法定条件

【实务操作】

一、会议筹备

二、发布公告

三、投票表决或征询意见

四、回收统计意见

五、通报大会议事决定

【重点关注】

一、业主大会会议召开难的应对措施

二、业主大会会议表决难的应对措施

三、业主代表的履职方式

第三部分　如何选聘、解聘物业服务企业

【基本常识】

一、物业服务合同

二、物业服务企业退出项目的要求

【实务操作】

物业服务企业选聘流程图

一、启动阶段

二、选聘阶段

（一）接受报名和推荐

（二）确定备选名单

（三）召开业主大会

（四）发布表决结果公告

三、交接阶段

（一）解聘原物业服务企业

（二）签订《物业服务合同》

（三）完成交接手续

四、备案阶段

（一）备案

（二）归档

【重点关注】

一、更换前期物业服务企业的注意事项

二、选聘物业服务企业前的准备工作

四、选聘、解聘物业服务企业的决定主体

五、签订物业服务合同的注意事项

六、物业管理的移交应注意的事项

（一）档案资料的移交

（二）承接查验的程序

（三）物业服务企业退出时应履行的义务

（四）移交的法律监管

七、选聘、解聘物业服务企业中的争议解决途径

八、物业服务合同到期仍未选定新物业服务企业时的处理

第四部分 如何申请使用住宅专项维修资金

【基本常识】

一、业委会在申请维修资金中涉及的工作

二、维修资金使用申请前提条件

三、维修资金使用范围

四、维修资金使用分摊

【实务操作】

一、常态维修

（一）常态维修住宅专项维修资金申请使用资料

（二）常态维修维修资金申请使用流程

（三）常态维修复核需提交的资料

二、应急维修

（一）应急维修的情形

（二）应急维修的程序

【重点关注】

一、维修资金使用申请主体要明确

二、维修项目事实要清楚

三、维修方案制定要合理

四、维修项目公示要到位

五、维修表决要真实

第五部分 如何开展业主委员会日常工作

一、如何管理公共收益

【基本常识】

（一）公共收益

（二）共有部分

（三）共有部分经营

【实务操作】

（一）公共收益的分配

（二）公共收益的使用范围

（三）公共收益监管

【重点关注】

（一）公共收益的来源

（二）公共收益在公共维修中的使用

（三）前期物业管理期间公共收益的处理

（四）公共收益可以用于业主委员会工作经费

二、如何管理档案资料

【基本常识】

工作档案的内容

【实务操作】

（一）档案资料的管理

（二）档案资料的交接

【重点关注】

（一）工作档案管理的重要性

（二）档案资料损毁或遗失的责任后果

（三）档案资料不移交的责任后果

三、如何管理印章

【基本常识】

（一）印章的种类

（二）印章的名称

【实务操作】

（一）印章的刻制

（二）印章的管理

（三）印章的移交

（四）印章的补刻

【重点关注】

（一）业主大会印章的使用范围

（二）业主委员会印章的使用范围

第一部分如何召开业主委员会会议、补选委员

一、如何召开业主委员会会议

【基本常识】

（一）业主委员会职责

业主委员会履行以下职责：

1、执行业主大会的决定和决议；

2、召集业主大会会议，报告物业管理实施情况；

3、与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同；

4、及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务履行物业服务合同；

5、监督管理规约的实施；

6、督促业主交纳物业服务费及其他相关费用；

7、组织和监督专项维修资金的筹集和使用；

8、调解业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷；

9、业主大会赋予的其他职责。

（二）业主委员会主任、副主任职责

业主委员会主任负责业主委员会的日常事务，履行以下职责：

1、执行业主大会、业主委员会的决议、决定；

2、负责召集业主委员会会议，主持业主委员会工作；

3、主持制订业主委员会工作计划和实施方案；

4、主持制订业主大会、业主委员会印章使用管理、档案资料管理和财务管理等制度；

5、代表业主委员会向业主大会汇报工作；

6、组织、协调、解决本物业管理区域物业管理实施工作中的日常问题；

7、完成业主委员会交办的其它工作。

业主委员会副主任履行以下职责：

1、执行业主大会、业主委员会的决议、决定；

2、协助业主委员会主任工作；

3、根据业主委员会主任的授权，召集业主委员会会议、主持业主委员会工作；

4、业主委员会主任缺席时，代行其职责；

5、完成业主委员会交办的其它工作。

（三）业主委员会委员职责

业主委员会委员履行以下职责：

1、执行业主大会、业主委员会的决议、决定；

2、参加业主委员会会议等有关活动；

3、参与业主委员会有关事项的决策；

4、参与制订业主委员会工作计划和实施方案；

5、参与制订业主大会、业主委员会印章使用管理、档案资料管理和财务管理等制度；

6、参与组织、协调、解决本物业管理区域物业管理实施工作中的日常问题；

7、密切联系业主、业主代表，广泛了解本物业管理区域内物业管理动态、情况和问题，向业主委员会或者通过业主委员会向业主大会反映业主的意见和建议；

8、承担业主委员会布置的专项工作；

9、完成业主委员会交办的其它工作。

（四）业主委员会委员资格终止

业主委员会委员有下列情形之一的，其委员资格自行终止：

1、不再是该物业管理区域内的业主；

2、丧失民事行为能力，不能履行委员职责；

3、被依法限制人身自由半年以上；

4、法律、法规以及管理规约规定的其他情形。

业主委员会委员有下列情况之一的，由业主大会决定是否终止其委员资格：

1、拒不履行委员职责；

2、利用委员资格谋取私利；

3、业主委员会半数以上委员或者20%以上业主提议撤销其委员资格；

4、拒不履行交纳物业服务费、交存维修资金等业主义务的；

5、在本物业管理区域内违章搭建、非法占用共用部位共用设施设备等侵害他人合法权益的；

6、以书面方式向业主大会提出辞职请求的；

7、因其他原因不适合继续担任委员的。

（五）业主委员会会议类型

1、定期会议。业主委员会应当定期召开业主委员会会议，按照业主大会议事规则的规定及业主大会的决定召开会议，研究本物业管理区域内的物业管理事宜。

2、临时会议。遇有特殊情况经1/3以上业主委员会委员的提议或者业主委员会主任认为有必要的或者业主委员会就业主提议形成议案的，应当及时召开业主委员会临时会议。

除以上两种会议类型外还有一种特殊情形，即两个以上物业管理区域共用附属设施设备的，应当建立业主委员会联席会议制度。业主委员会联席会议由街道办事处、乡（镇）人民政府社区居民委员会和区房屋主管部门、相关物业管理区域的业主委员会、物业服务企业组成。联席会议由街道办事处、乡（镇）人民政府负责召集。

【实务操作】

（一）准备阶段

1、业主委员会应当按照业主大会议事规则的规定及业主大会的决定召开会议。经1/3以上业主委员会委员的提议，应当在7日内召开业主委员会会议。

2、会议由主任或其委托的副主任负责召集，并决定会议召开的时间、地点等。

3、提前7日将会议通知及有关材料送达每位委员，讨论、决定物业管理公共事项的，于会议召开3日前在物业管理区域内以书面形式公告会议议程，听取业主的意见和建议。

（二）议事阶段

1、会议有过半数委员出席，作出的业主委员会决定（包括形成的业主委员会议案）须经全体委员半数以上签字同意通过。

2、做好会议书面记录，并由主持人和记录人签字，涉及重要事项的会议由全体出席会议的委员签字。

（三）公示阶段

1、业主委员会会议决定的议事文件由业主委员会公布，并由出席会议的业主委员会过半数委员签字并加盖业主委员会印章后存档。

2、业主委员会应当将业主委员会的决定（包括业主委员会议案）在作出之日起3日内以书面形式在物业管理区域内公告，接受业主的查询和监督。

【重点关注】

（一）业主委员会的性质

业主委员会是业主大会的执行机构。业主委员会由全体业主通过业主大会会议选举产生，是业主大会的常设性执行机构，对业主大会负责，具体负责执行业主大会交办的各项物业管理事项。作为业主大会的执行机构，业主委员会应接受全体业主的监督，并接受街道办事处、乡（镇）人民政府、社区居民委员会和房屋主管部门的指导和监督。

（二）召开会议的法定人数要求

业主委员会无论是召开定期会议还是临时会议，都需要有过半数的委员出席，否则会议无效，所做出的决定亦无效。

（三）委员委托代理人参会的情形

业主委员会委员应当亲自参加业主委员会会议，确有特殊原因不能亲自到场参加的，可以委托其他委员代为表态，并在事后补签字确认。业主委员会委员不能委托非委员，如本人亲属、其他业主等代为参会，否则视为未参加。

（四）指定召集会议的情形

业主委员会主任、副主任不召集业主委员会会议的，可由其他委员或业主请求街道办事处、乡（镇）人民政府或社区居民委员会指定一名委员召集和主持业主委员会会议。

（五）会议议定事项的限制性规定

业主委员会会议议定事项必须是在业主委员会法定的职权范围内，不得超出法定职权范围。业主委员会只能在物业管理区域内就物业管理相关的事项行使相应的权利，禁止业主委员会作出与物业管理区域内物业管理事项无关的决定或者从事与物业管理无关的活动。

业主委员会履行职责必须遵守法律法规的规定，业主委员会会议作出违反法律、法规规定的决定无效。例如，业主委员会未经业主大会表决通过而直接作出选聘、解聘物业服务企业的决定的，物业所在地的区房屋主管部门或街道办事处应当责令其限期改正或者撤销其决定，并通告全体业主。

二、如何补选业主委员会委员

【基本常识】

（一）需要补足委员的情形

当业主委员会成员出现空缺但仍未低于委员总数的1/2时，应当补足委员。

（二）有候补委员时直接替补

候补委员在业主委员会委员职务终止出现空缺时，替补当选为业主委员会委员。候补委员在业主委员会委员之外，按不超过委员人数的40%设置。候补委员在候补阶段，不参与业主委员会会议，不具有表决权。

（三）无候补委员或候补委员不足时应补选

未设置候补委员或候补委员不够补足空缺的，业主委员会应当及时召开业主大会临时会议，按空缺人数选举产生新的业主委员会委员。

【实务操作】

召开业主大会临时会议补选委员的，按以下程序进行：

（一）准备阶段

1、小区业主委员会对是否补选委员进行表决，决定补选委员后，及时发布《XX小区业主委员会补选委员的公告》。

2、张贴业主委员会补选委员的公告后，小区业主委员会在征求业主意见的基础上推荐补选委员，并组织发放《XX小区业主委员会补选委员推荐表》和《XX小区业主委员会补选委员表决票》。

（二）补选阶段

1、业主委员会拟定补选候选人名单后予以公示，发布《XX小区业主委员会补选委员候选人名单》，以栋为单位设置投票箱或由业主委员会换届筹备组工作人员挨家挨户上门送发、回收表决票。一户一表，署名表决。

2、对小区业主大会投票表决情况进行统计，并根据统计结果发布《XX小区业主委员会补选委员投票表决情况统计》和《XX小区业主委员会补选委员投票表决情况公示》。

3、小区业主委员会公布最终的补选人员的公告，发布《XX小区业主委员会补选委员名单公示》，公示期满后根据实际工作需要确定业主委员会内部的具体分工，发布《业主委员会委员具体分工公示》。

【重点关注】

（一）设置候补委员的意义

现实中很多小区的业主委员会在成立之初没有设置候补委员，当委员出现空缺时，不得不召开业主大会临时会议补选委员，费时费力且成本较高、操作复杂。如果在《管理规约》中有关于设置候补委员的约定，在业主大会选举产生业主委员会时设置相应的候补委员，一旦出现委员空缺，可直接由候补委员补足，更加明确、简化、便于操作，保障业主委员会工作的正常开展，节省召开业主大会的各种成本。

（二）委员低于法定人数时的处理

业主委员会委员人数低于法定人数最低限时，业主委员会已无法正常开展工作，其职能自然终止，此时已无法照常进行委员补选，需要及时召开业主大会重新选举产生新的业主委员会，以确保业主委员会的常设性。

业主委员会委员人数不足总数的1/2时，业主委员会职责自行终止，应当召开业主大会临时会议，重新选举业主委员会。”此外，业主大会还可约定“业主委员会委员集体辞职的，业主委员会职责自行终止，由街道办事处、乡（镇）人民政府会同社区居民委员会组织召开业主大会临时会议，重新选举业主委员会。

（三）业主委员会逾期不补选委员的应对措施

业主委员会应当进行委员补选却逾期不组织补选的，业主可请求物业所在地街道办事处、乡（镇）人民政府组织召开业主大会会议，按照规定补选业主委员会委员。

未完待续······

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